Правильное оформление командировочных расходов важно для корректного учета и налогообложения. Рассмотрим пошаговый процесс документального оформления и отражения в учете расходов, связанных со служебными командировками.
Содержание
Основные виды командировочных расходов
| Тип расходов | Примеры |
| Транспортные | Авиабилеты, ж/д билеты, такси |
| Проживание | Гостиницы, аренда жилья |
| Суточные | Питание и бытовые нужды |
| Прочие | Виза, страховка, услуги связи |
Пошаговый процесс оформления
Подготовка к командировке
- Издание приказа о командировке с указанием сроков и цели
- Выдача аванса сотруднику на основании заявления
- Оформление служебного задания с программой поездки
Во время командировки
- Сбор подтверждающих документов (билеты, чеки, квитанции)
- Ведение учета фактического времени пребывания
- Оформление командировочного удостоверения (при необходимости)
После возвращения
- Составление авансового отчета в течение 3 рабочих дней
- Приложение всех подтверждающих документов
- Утверждение отчета руководителем
- Возврат неизрасходованных средств или доплата при перерасходе
Документальное подтверждение расходов
| Тип расхода | Подтверждающие документы |
| Проезд | Билеты, посадочные талоны, электронные билеты с маршрут-квитанцией |
| Проживание | Договор аренды, счет из гостиницы, кассовый чек |
| Прочие расходы | Чеки, квитанции, договоры на услуги |
Бухгалтерский учет командировочных расходов
- Дт 26 (44) Кт 71 - выдача аванса под отчет
- Дт 26 (44) Кт 71 - утвержденные расходы
- Дт 50 (51) Кт 71 - возврат неизрасходованных сумм
- Дт 71 Кт 50 (51) - доплата при перерасходе
Налоговый учет командировочных расходов
НДФЛ и страховые взносы
| Тип выплаты | Налогообложение |
| Суточные в пределах норм | Не облагаются |
| Суточные сверх норм | Облагаются НДФЛ и взносами |
| Фактические расходы | Не облагаются при наличии документов |
Налог на прибыль
- Фактические расходы учитываются в полном объеме
- Суточные - в пределах установленных норм
- Документы должны подтверждать производственную цель поездки
Нормативы суточных в 2024 году
- По России: 700 руб./день
- За границей: 2 500 руб./день
- Организация может установить повышенные нормы
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие приказа о командировке
- Неполный комплект подтверждающих документов
- Нарушение сроков подачи авансового отчета
- Неправильное оформление загранкомандировок
- Несоответствие цели командировки деятельности компании
Соблюдение правил оформления командировочных расходов позволяет избежать претензий со стороны налоговых органов и правильно отразить затраты в учете.
